Privacyverklaring

In het kort

• Kwispio maakt software voor hondenscholen. Scholen regelen daarmee boekingen, lessen, oefenoverzichten en berichten met hun klanten.
• Ben je klant van een hondenschool? Dan is je hondenschool verantwoordelijk voor je gegevens. Kwispio werkt dan in opdracht van de school. Lees de privacyverklaring van je school.
• Deze verklaring gaat over de gegevens waarvoor Kwispio zelf verantwoordelijk is:
  • gegevens van hondenscholen die klant zijn of willen worden;
  • gegevens van bezoekers van kwispio.nl;
  • beveiligingslogs van het platform.
• Kwispio gebruikt geen analytics- of trackingcookies en geen externe analysediensten.
• Vragen? Mail naar [e-mailadres privacy].

1. Wie is Kwispio?

2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

Twee woorden zijn belangrijk in deze verklaring:

• Verantwoordelijke (officieel: verwerkingsverantwoordelijke): de partij die bepaalt waarom en hoe gegevens worden gebruikt.
• Verwerker: een partij die gegevens alleen in opdracht van een ander gebruikt.

Kwispio heeft beide rollen:

Als verwerker gebruikt Kwispio de gegevens van een school alleen voor de dienst aan die school. Die afspraken staan in de verwerkersovereenkomst. Ben je klant van een school en wil je je gegevens inzien of laten verwijderen? Neem dan contact op met de school. Stuur je je verzoek toch naar Kwispio, dan sturen we het door naar de school. [Controleren of de verwerkersovereenkomst dit zo regelt.]

Adressen van scholen. Kom je op een adres zoals hondenschoolx.kwispio.nl of mijn.hondenschoolx.nl? Dan ben je in de omgeving van een hondenschool. Daar geldt de privacyverklaring van die school. Alleen voor de beveiligingslogs is Kwispio daar zelf verantwoordelijk (zie §5).

3. Gegevens van hondenscholen

3.1 Over wie gaat het?

• Contactpersonen van scholen die klant zijn van Kwispio.
• Contactpersonen van scholen die met ons praten over klant worden.
• Beheerders van een school in Kwispio (schoolbeheerders), voor zover het gaat om de klantrelatie met Kwispio.
• Trainers van de pilotschool met wie Kwispio praat over hun ervaring met het product.

Is de school een eenmanszaak? Dan zijn ook de bedrijfsgegevens persoonsgegevens, zoals naam, adres, KvK-nummer en btw-nummer.

3.2 Welke gegevens, waarvoor en op welke grond?

Wij mogen gegevens alleen gebruiken als daar een wettelijke grond voor is. Wij gebruiken deze gronden:

• Overeenkomst: het is nodig om de afspraak met de school uit te voeren. Bij een eenmanszaak is dat een afspraak met jou.
• Wettelijke plicht: de wet verplicht ons, bijvoorbeeld om de administratie 7 jaar te bewaren.
• Gerechtvaardigd belang: we hebben een goede reden en hebben afgewogen dat jouw privacy daardoor niet te veel wordt geraakt. Je mag hier bezwaar tegen maken (§12).

3.3 Waar komen de gegevens vandaan?

Meestal van de school zelf. Een schoolbeheerder vult gegevens in tijdens de inrichting. Stripe laat ons weten of een factuur betaald is en of het Stripe-account van de school klaar is voor betalingen.

3.4 Hoe lang bewaren we deze gegevens?

4. Facturen en betalen via Stripe

• Kwispio stuurt iedere maand één factuur per school via Stripe Invoicing.
• De school geeft één keer een SEPA-machtiging op een betaalpagina van Stripe. Stripe kondigt iedere incasso vooraf aan, verstuurt de factuur en int het bedrag.
• Stripe is een Amerikaans bedrijf. De Europese partij is Stripe Payments Europe, Limited (Ierland). Stripe slaat gegevens niet gegarandeerd op in de EU (zie §9).
• Stripe gebruikt deze gegevens voor Kwispio. Stripe gebruikt ze ook voor eigen doelen, zoals fraude voorkomen en wettelijke plichten. Daarvoor is Stripe zelf verantwoordelijk. [Rol van Stripe bij Stripe Invoicing laten bevestigen.] Lees ook de privacyverklaring van Stripe: [link].

Betalingen van klanten van de school zijn iets anders. Daarvoor sluit de school zelf een overeenkomst met Stripe. Stripe doet de identiteitscontrole van de school zelf. Kwispio bewaart alleen het nummer van het Stripe-account en of betalen en uitbetalen aanstaan. Kwispio neemt geen commissie en ziet geen kaartgegevens.

5. Beveiligingslogs

Waarom? Om het platform en alle scholen te beschermen tegen misbruik, inbraak en datalekken, en om incidenten te ontdekken en uit te zoeken. De wet verplicht ons om gegevens goed te beveiligen. Grond: gerechtvaardigd belang (beveiliging).

Over wie? Iedereen die het platform gebruikt of probeert te gebruiken: medewerkers van scholen, hondeneigenaren en de beheerder van Kwispio. Dus ook als je klant bent van een hondenschool.

Wat leggen we vast?

• Inloggen (gelukt en mislukt) en het aanvragen van inlogcodes.
• Nieuwe passkeys, uitloggen en het intrekken van sessies.
• Wijzigingen van rollen, supporttoegang en exports.
• Nieuwe koppelingen (zoals Stripe of WhatsApp) en terugbetalingen.
• Geweigerde verzoeken tussen scholen, mislukte controles van berichten van Stripe en Meta, en pogingen die te vaak achter elkaar komen.

Bij iedere gebeurtenis staan het tijdstip, wat er gebeurde, interne nummers (id's) van de persoon en de school, en waar dat van toepassing is een ingekort IP-adres. [Controleren of het beveiligingslog ook e-mailadressen bevat, bijvoorbeeld bij een codeaanvraag voor een onbekend adres.]

Melding bij een nieuw apparaat. Logt een trainer of schoolbeheerder in op een nieuw apparaat? Dan krijgt die persoon een e-mail met het soort apparaat en een globale locatie, afgeleid van het IP-adres. Met de knop "Dit was ik niet" worden alle sessies beëindigd.

Technische logs. Daarnaast houdt het platform technische logs bij. Daarin staan alleen interne nummers. Er staan nooit namen, e-mailadressen, telefoonnummers, berichten of inlogcodes in. Een test controleert dat.

Waar en hoe lang?

Ook voor de pilotmeting. Tijdens de pilot telt Kwispio met het beveiligingslog hoeveel trainers met een passkey inloggen en hoe vaak iemand zijn toegang moet herstellen. Daarvoor gebruiken we alleen aantallen. [Zie de vragen voor de jurist.]

Datalekken. Gaat er iets mis met gegevens waarvoor Kwispio verantwoordelijk is? Dan melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als dat verplicht is. Is het risico voor jou hoog, dan laten we het je ook weten. Gaat het om gegevens van een school? Dan meldt Kwispio het binnen 24 uur aan de school. De school beslist dan over de melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Bezoekers van kwispio.nl

[Nog te bepalen wat er op kwispio.nl komt. Het ontwerp beschrijft kwispio.nl alleen als platformdomein, niet als website met informatie. Pas deze paragraaf aan zodra dat bekend is.]

• Een pagina bekijken. Cloudflare levert de website en beschermt die tegen aanvallen. Daarvoor verwerkt Cloudflare technische gegevens, zoals je IP-adres, het soort browser, het tijdstip en de pagina die je opvraagt. Grond: gerechtvaardigd belang (een werkende en veilige website). [Invullen: bewaart Kwispio zelf toegangslogs van kwispio.nl? Zo ja, hoe lang?]
• Contact opnemen. Mail je ons [of gebruik je het contactformulier], dan gebruiken we je naam, e-mailadres en bericht om je te antwoorden. Grond: gerechtvaardigd belang. Bewaartermijn: [termijn invullen].
• [Optioneel, als er een formulier komt: Kwispio gebruikt Cloudflare Turnstile om te controleren of een formulier door een mens wordt verstuurd. Daarvoor doet je browser een korte, automatische controle.]
• Een beveiligingsprobleem melden. Op kwispio.nl/.well-known/security.txt staat waar je een beveiligingsprobleem kunt melden. We gebruiken je gegevens alleen om je melding af te handelen.

7. Koppelingen die scholen kunnen aanzetten

Scholen kunnen in Kwispio koppelingen aanzetten met Google, Apple, Microsoft en Meta. Kwispio werkt daarbij als verwerker voor de school. We beschrijven ze hier, omdat deze bedrijven vragen dat Kwispio uitlegt hoe het hun gegevens gebruikt.

Agenda (Google, Apple iCloud, Microsoft).

• Een trainer kan zijn eigen agenda koppelen. Kwispio gebruikt alleen de tijden waarop de trainer bezet is. Zo boekt niemand een privéles op een moment dat de trainer al iets anders heeft.
• Bij Google vraagt Kwispio alleen toegang tot bezette tijden. Bij iCloud werkt de koppeling met een app-specifiek wachtwoord. Dat geeft technisch toegang tot de hele agenda, maar Kwispio leest en bewaart alleen begin- en eindtijden van bezette blokken. [Controleren welke toegang de Microsoft-koppeling technisch geeft.]
• Toegangssleutels en wachtwoorden van koppelingen slaat Kwispio extra versleuteld op. Ontkoppelt de trainer zijn agenda, dan trekt Kwispio de toegang bij Google of Microsoft in.
• [Controleren: Google vraagt mogelijk een vaste verklaring over het beperkte gebruik van Google-gegevens ("Limited Use"). Die tekst hier toevoegen.]

WhatsApp (Meta). Een school kan haar eigen WhatsApp Business-account aan Kwispio koppelen. Berichten tussen de school en haar klanten lopen dan via Meta en komen in de omgeving van de school. De school is daarvoor verantwoordelijk; zie haar privacyverklaring.

8. Met wie delen we gegevens?

Kwispio werkt met deze partijen voor de gegevens in deze verklaring:

9. Gegevens buiten de EU

Cloudflare en Stripe zijn Amerikaanse bedrijven. Daardoor kunnen gegevens in de Verenigde Staten terechtkomen.

• De Europese Commissie vindt dat bedrijven die meedoen aan het EU-VS Data Privacy Framework gegevens goed genoeg beschermen. Er loopt nog een rechtszaak over die regeling.
• Daarom gebruiken we ook de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• De databases en bestanden van Kwispio staan bij Cloudflare in de EU.
• Reservekopieën en toegangssleutels van koppelingen versleutelen we zelf. Zo kunnen anderen ze niet lezen.
• Iedere nacht maakt Kwispio een versleutelde kopie buiten Cloudflare. Daarmee kan Kwispio zo nodig naar een andere aanbieder verhuizen.

10. Hoe beveiligen we gegevens?

• Iedere school heeft een eigen, aparte database. Het platform is zo gebouwd dat een school geen gegevens van een andere school kan zien. Tests controleren dat bij iedere wijziging.
• Er zijn geen wachtwoorden. Je logt in met een passkey of een code per e-mail. Beheerders van scholen moeten een passkey gebruiken zodra de school online betalingen aanzet.
• Gegevens zijn versleuteld, ook tijdens het versturen.
• Kwispio ziet standaard geen gegevens van klanten van scholen. Alleen als een school supporttoegang aanzet, kan Kwispio tijdelijk meekijken.
• De accounts van Kwispio bij leveranciers zijn beveiligd met hardwaresleutels.
• Voordat online betalen live gaat, laat Kwispio de beveiliging testen door een externe partij. Daarna gebeurt dat ieder jaar.

11. Cookies en opslag in je browser

Kwispio gebruikt geen analytics- of trackingcookies en geen externe analysediensten. We volgen je niet over andere websites. Daarom is er geen cookiemelding.

Wel gebruikt het platform opslag in je browser die nodig is om het te laten werken:

Als je uitlogt, wist het platform cookies, cache en opslag op je toestel. Dat is handig op een gedeelde telefoon.

[Controleren bij livegang:]

• [Plaatst kwispio.nl cookies? Volgens het ontwerp geen tracking- of analysecookies.]
• [Plaatst Cloudflare bij een beveiligingscontrole of bij Turnstile eigen cookies, zoals cf_clearance? Zo ja, hier opnemen als functionele cookie.]

12. Je rechten

Je hebt deze rechten:

• Inzage: vragen welke gegevens we van je hebben.
• Verbeteren: onjuiste gegevens laten aanpassen.
• Verwijderen: je gegevens laten wissen. Sommige gegevens moeten we bewaren, zoals facturen (7 jaar).
• Beperken: vragen dat we je gegevens tijdelijk niet gebruiken.
• Overdragen: je gegevens krijgen in een bestand dat je kunt meenemen.
• Bezwaar: bezwaar maken als we je gegevens gebruiken op grond van gerechtvaardigd belang.

Zo doe je een verzoek:

1. Mail naar [e-mailadres privacy].
2. We kunnen je vragen te bevestigen dat jij het bent, bijvoorbeeld via het e-mailadres dat we al van je hebben.
3. We antwoorden binnen 1 maand. Is je verzoek ingewikkeld, dan kan dat 2 maanden langer duren. Dat laten we je dan weten.

Gaat je vraag over je gegevens als klant van een hondenschool? Stuur je verzoek dan naar de school (zie §2).

Klacht? Neem eerst contact met ons op. Ben je daarna niet tevreden, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Besluiten door de computer

Kwispio neemt geen besluiten over mensen die alleen door een computer worden genomen en grote gevolgen hebben. De maandfactuur wordt wel automatisch berekend met de telregel voor actieve honden. Wijkt het bedrag meer dan 30% af van de maand ervoor, dan kijkt eerst een mens.

14. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als ons werk verandert. Bovenaan staat de datum van de laatste versie. Wijzigingen in de lijst met subverwerkers melden we vooraf aan scholen. Controleren of dit overeenkomt met de [verwerkersovereenkomst.]

---

Nog in te vullen of te controleren door Kwispio

1. Rechtsvorm, adres, KvK-nummer en e-mailadres voor privacyvragen (na inschrijving bij de KvK).
2. Wat er op kwispio.nl komt (informatie, contactformulier, demo-aanvraag) en of Kwispio daar zelf logs bewaart.
3. Bewaartermijnen die het ontwerp niet noemt: contactgegevens na het einde van de klantrelatie, contact met scholen die geen klant werden, support-e-mails, urenregistratie en het incidentregister.
4. Welke e-maildienst en welke boekhouder Kwispio gebruikt.
5. Of het beveiligingslog naast een ingekort IP-adres ook e-mailadressen of apparaatgegevens bevat.
6. Of Cloudflare Workers Logs vanzelf IP-adressen of volledige adressen van pagina's opslaan (bijvoorbeeld een inloglink met een code erin).
7. Welke cookies Cloudflare zelf kan plaatsen (beveiligingscontrole, Turnstile).
8. De verplichte teksten voor de controle door Google (OAuth) en Meta (app review). Beide vragen een openbare privacyverklaring.
9. Of Microsoft Graph met de gekozen toegang meer dan bezette tijden kan lezen.
10. Links in deze verklaring vervangen door openbare adressen.
11. Of het gebouwde platform doet wat hier staat (deze tekst volgt het ontwerp).

Vragen voor de jurist

1. Rolverdeling bij accounts. Het beheerdersaccount en de accounts van trainers staan in de eigen database van de school. Kwispio is verantwoordelijke voor "de klantrelatie" (contactpersoon, abonnement, facturen, support). Is deze splitsing houdbaar? Voor welke accountgegevens is Kwispio verantwoordelijke en voor welke de school?
2. Beveiligingslogs. Deze verklaring noemt Kwispio verantwoordelijke voor alle beveiligingslogs, ook die van hondeneigenaren. Architectuur §12.6 noemt Kwispio verwerker voor alle schoolgegevens, en §5.13 noemt als eigen gegevens alleen contactpersonen en facturen. Het concept van de verwerkersovereenkomst (Bijlage 1, onderdeel C, "Beveiliging en audit") rekent het beveiligingslog juist tot de gegevens die Kwispio in opdracht van de school verwerkt. Die twee concepten moeten op elkaar worden afgestemd. Het beveiligingslog van een school staat in de database van de school, gaat mee in de export en wordt verwijderd als de school stopt. Is Kwispio hier verantwoordelijke, verwerker of gezamenlijk verantwoordelijke met de school? Wat betekent dat voor de bewaartermijn van 12 maanden als een school eerder stopt?
3. Hergebruik van het beveiligingslog. Mag Kwispio het beveiligingslog ook gebruiken voor de pilotmeting (passkeygebruik, herstelverzoeken)? Is dat verenigbaar met het oorspronkelijke doel (beveiliging)?
4. Totalen voor productverbetering. Kwispio gebruikt totalen uit de omgevingen van scholen voor eigen besluiten (prijs, support, AI). Volgens de AP wordt een verwerker daarvoor zelf verantwoordelijke. Zijn deze totalen echt anoniem? Bij één pilotschool met kleine groepen (gemiddeld 7 honden) zijn ze misschien naar personen terug te leiden.
5. Rol van Stripe bij Stripe Invoicing. Is Stripe hier verwerker van Kwispio, zelfstandig verantwoordelijke, of allebei? Is een aparte verwerkersovereenkomst met Stripe nodig?
6. Doorgifte naar de VS. Is de tekst in §9 voldoende, gelet op het hoger beroep over het Data Privacy Framework (C-703/25 P) en de vraag om herbeoordeling na *Trump v. Slaughter*? Is een transfer impact assessment nodig voor Cloudflare en Stripe? Het ontwerp noemt ook dat Cloudflare Workers buiten de EU kunnen draaien en dat de locatie van Email Service niet als EU is bevestigd.
7. Grond voor contactpersonen. Klopt het om bij een eenmanszaak "overeenkomst" te gebruiken en bij een contactpersoon van een rechtspersoon "gerechtvaardigd belang"?
8. Functionaris gegevensbescherming. Klopt het dat Kwispio geen functionaris gegevensbescherming hoeft aan te stellen?
9. Cookieregels. Vallen deze onder de uitzondering voor functionele opslag in de Telecommunicatiewet: de sessiecookie, de opslag van de app (service worker en IndexedDB), de controle van Cloudflare Turnstile en mogelijke beveiligingscookies van Cloudflare? Is een cookiemelding dan echt niet nodig?
10. Koppelingen met Google en Meta. Google (OAuth-controle) en Meta (app review) vragen een privacyverklaring van Kwispio, terwijl Kwispio voor die gegevens verwerker is voor de school. Het toestemmingsscherm van Google toont de naam Kwispio. Past dat bij de rolverdeling? Wat moet er minimaal in §7 staan?
11. Datalekken. Is de belofte om een datalek binnen 24 uur aan de school te melden goed afgestemd op de verwerkersovereenkomst?
12. DPIA. Het ontwerp noemt een DPIA waarschijnlijk niet verplicht, maar een lichte DPIA wel verstandig. Moet Kwispio die zelf doen voor de eigen verwerkingen, of alleen de scholen helpen met hun eigen DPIA?